يجب أن يوضح الوصف الوظيفي سبب وجود الدور وما القيمة التي يُساءل عن تقديمها. أما القائمة الطويلة من المهام العامة فقد تبدو شاملة، لكنها لا تقدم توجيهًا كافيًا للتوظيف أو تقييم الأداء أو القرارات اليومية.
1. عرّف غرض الدور
اكتب عبارة موجزة تشرح القيمة التي يضيفها الدور إلى المؤسسة.
تجنب العبارات العامة التي يمكن أن تنطبق على أي موظف بصرف النظر عن وظيفته.
2. صف النتائج التي يتحملها الدور
حدّد النتائج التي يُتوقع من شاغل الوظيفة امتلاكها، بدل سرد كل نشاط قد يؤديه.
توفر النتائج أساسًا أقوى للأهداف ومناقشات الأداء والمساءلة.
3. وضّح المسؤوليات والصلاحيات
بيّن المسؤوليات الرئيسية، والقرارات التي يستطيع الدور اتخاذها، والمسائل التي تحتاج إلى اعتماد.
تزداد أهمية ذلك في المنشآت الصغيرة والمتوسطة، حيث يغطي الأشخاص عادةً أكثر من مجال.
4. ارسم علاقات العمل
حدّد خط التقارير، والمرؤوسين المباشرين إن وجدوا، وأهم العلاقات الداخلية، وأصحاب المصلحة الخارجيين المتكررين.
تكشف هذه العلاقات نقاط الاعتماد والتسليم التي قد لا يظهرها المخطط التنظيمي التقليدي.
5. ضع متطلبات متناسبة
افصل بين الخبرات أو المؤهلات الأساسية والسمات المفضلة، وتجنب تضخيم المتطلبات من دون مبرر تجاري.
راجع الوصف عندما يتغير نموذج التشغيل أو نطاق الدور، ولا تتركه وثيقة ثابتة لسنوات.
قائمة مراجعة عملية
- تحديد غرض خاص وواضح للدور
- توضيح النتائج التي يتحملها شاغل الوظيفة
- ترتيب المسؤوليات حسب الأولوية
- تحديد صلاحية اتخاذ القرار
- إدراج العلاقات الداخلية والخارجية
- وضع متطلبات متناسبة مع الحاجة
- تحديد مسؤول وتاريخ للمراجعة