يوضح نموذج التشغيل كيف ينتقل العمل من الهدف إلى القرار ثم إلى التنفيذ. وعندما لا يعود النموذج ملائمًا للمؤسسة، تظهر الأعراض في الأدوار والاجتماعات والموافقات ومسارات العمل والتقارير.
1. تعرّف إلى مؤشرات الخلل المبكرة
من العلامات الشائعة عودة القرارات مرارًا لطلب التوضيح، واعتقاد أكثر من شخص أنه يملك المهمة نفسها، ومعالجة الاستثناءات بطريقة مختلفة كل مرة، وانشغال الإدارة العليا بالموافقات الروتينية.
ومن العلامات الأخرى وجود تقارير كثيرة لا توضح المسؤوليات أو المخاطر أو الإجراءات التالية.
2. راجع العمل قبل تعديل الهيكل
ابدأ بالنتائج التي يجب على المؤسسة تحقيقها، ثم ارسم مسار العمل والقرارات الأساسية ونقاط التسليم والضوابط.
تغيير المسميات الوظيفية دون فهم طريقة إنجاز العمل قد ينقل الارتباك من مكان إلى آخر بدل معالجته.
3. وضّح حقوق اتخاذ القرار
لكل قرار مهم، حدّد من يوصي، ومن يقدم المدخلات، ومن يعتمد، ومن ينفذ.
يجب أن ترتبط حقوق القرار بالمسؤولية والمعلومات المتاحة، لا بالمستوى الهرمي وحده.
4. بسّط نقاط التسليم بين الفرق
ارسم أين تنتقل المعلومات أو المسؤولية بين الوظائف، وحدد مواقع التأخير وإعادة العمل والازدواجية.
اتفق على الحد الأدنى من المعلومات المطلوبة، وعلى قواعد التصعيد عندما تظهر حالات استثنائية.
5. اربط التقارير بالإجراء والقرار
ينبغي أن تبرز تقارير الإدارة النتائج، والانحرافات الجوهرية، والمخاطر، والقرار المطلوب، والمسؤول عنه.
عدد محدود من المؤشرات الموجهة للقرار أكثر فائدة غالبًا من لوحة كبيرة لا يتضح منها ما يجب فعله.
قائمة مراجعة عملية
- تحديد نتائج الأعمال المطلوبة
- رسم مسارات العمل الأساسية
- توضيح حقوق اتخاذ القرار
- توثيق نقاط التسليم والاستثناءات
- مواءمة الضوابط مع المخاطر الجوهرية
- ربط التقارير بالقرارات
- ترتيب أولويات التنفيذ على مراحل