تكون التقارير مفيدة عندما تغيّر مستوى الانتباه أو تدفع إلى إجراء. لا تحتاج فرق الإدارة إلى كل التفاصيل في كل اجتماع، بل إلى صورة موثوقة للأداء والاستثناءات الجوهرية والمخاطر والقرارات المطلوبة.
1. ابدأ بالجمهور ودورية التقرير
حدّد من سيستخدم التقرير، وما القرارات التي يتخذها، ومدى تكرار حاجته إلى المعلومات.
قد تحتاج الفرق التشغيلية إلى تفاصيل أسبوعية، بينما تحتاج الإدارة التنفيذية إلى عرض شهري يركز على الاستثناءات والقرارات.
2. اعرض النتائج قبل الأنشطة
توضح الأنشطة ما تم القيام به، أما النتائج فتوضح ما إذا كان العمل قد حقق غرضه.
عندما لا تكون النتيجة قابلة للقياس بعد، استخدم المعالم المرحلية وأدلة التقدم بدل الاكتفاء بعدد الأنشطة.
3. اجعل الانحراف ظاهرًا ومفسرًا
اعرض المستهدف، والوضع الفعلي، وسبب الانحراف الجوهري، وأثره، والإجراء التصحيحي.
تجنب استخدام الألوان من دون تفسير؛ فالمؤشر الأحمر يجب أن يقود إلى مسؤول محدد وإجراء أو قرار.
4. افصل بين المعلومات والمخاطر والقرارات
ينبغي أن يوضح كل بند هل هو للعلم، أم يحتاج إلى إجراء للحد من الخطر، أم يتطلب اعتمادًا إداريًا.
يساعد هذا الفصل على تخصيص وقت الاجتماع للموضوعات التي تحتاج إلى حكم وقرار.
5. أغلق دورة الإجراءات
سجّل القرارات والمسؤولين والمواعيد في سجل إجراءات يُراجع في الاجتماع التالي.
تفقد التقارير مصداقيتها عندما يتكرر الإجراء المتأخر نفسه من دون تفسير أو تصعيد.
قائمة مراجعة عملية
- تحديد الجمهور واحتياجات القرار
- إعطاء الأولوية للنتائج والمعالم
- شرح الانحرافات الجوهرية
- إظهار المخاطر ونقاط الاعتماد
- تمييز القرارات المطلوبة بوضوح
- تسجيل المسؤولين والمواعيد
- مراجعة إجراءات الاجتماع السابق