ينبغي أن تساعد السياسات على اتخاذ قرارات متسقة، لا أن تتحول إلى مكتبة لا يستخدمها الموظفون والمديرون. ويعد النمو وقتًا مناسبًا لاختبار مدى استمرار السياسات في عكس هيكل المؤسسة وقوتها العاملة وممارساتها الإدارية.
1. راجع الغرض ونطاق التطبيق
يجب أن توضح كل سياسة ما الذي تنظمه، وعلى من تنطبق، ومن يملكها داخل المؤسسة.
أزل الإرشادات المكررة أو المتعارضة، وحدد الموضوعات التي تحتاج إلى مراجعة قانونية متخصصة.
2. اختبر سهولة الاستخدام
ينبغي أن يتمكن المدير من فهم الإجراء المطلوب، والأدلة الواجب الاحتفاظ بها، والحالات التي تستدعي التصعيد.
قد تؤدي اللغة المعقدة أو الغامضة إلى تطبيق غير متسق بين الإدارات.
3. وحّد السياسات المرتبطة
يجب أن تستخدم إجراءات التوظيف وفترة التجربة والأداء والسلوك والإجازات والتعلم وإنهاء الخدمة أدوارًا ومصطلحات متسقة.
قد يستلزم تعديل سياسة واحدة تحديث سياسات أو نماذج أو مسارات عمل أخرى.
4. راجع الاعتماد والتواصل
تأكد من جهة الاعتماد، وتاريخ السريان، ورقم الإصدار، وطريقة التواصل، وإقرار الموظف عند الحاجة.
يحتاج المديرون إلى إحاطة عملية، لا إلى مجرد الوصول إلى المستند.
5. راقب التطبيق
حلّل الاستثناءات والأسئلة والنزاعات المتكررة، فقد تشير إلى غموض السياسة أو ضعف الممارسة الإدارية.
حدّد دورة مراجعة دورية بدل انتظار ظهور مشكلة كبيرة.
قائمة مراجعة عملية
- بيان الغرض والنطاق والمالك
- تحديد احتياجات المراجعة القانونية الحالية
- توحيد المصطلحات بين السياسات
- توضيح إجراءات المدير والتصعيد
- ضبط الإصدار والاعتماد
- تأكيد التواصل وسهولة الوصول
- تحديد دورة مراجعة دورية